Зведена таблиця - це, по суті, спосіб вилучення даних та подання їх у читанній формі. Зведені таблиці - це чудовий спосіб допитувати дані та створювати таблиці інформації, які можна оновити при зміні необроблених даних!
Робочий приклад: вам потрібна таблиця, яка показує наступне:
- Скільки загалом у вас є вакансій (Фактичний FTE)
- Розбито за назвою посади
- Розподілено за статусом зайнятості (Перм/Тим/Випадковий)
Після того як у вас є необроблені дані, ви створюєте зведену таблицю для своїх вихідних даних:
- На панелі інструментів виберіть Дані> Зведена таблиця та звіт зведеної діаграми…
- Натисніть Далі
- Переконайтеся, що дані, які потрібно включити до зведеної таблиці, виділені у файлі Діапазон
- Натисніть Далі
- Якщо ви хочете, щоб зведена таблиця відображалася на новому робочому аркуші (вкладці), натисніть кнопку Готово. В іншому випадку, якщо ви хочете, щоб він відображався на тому ж робочому аркуші (тобто - під даними), натисніть Наявний робочий аркуш і виберіть першу комірку після даних, а потім натисніть кнопку Готово
Повинен з'явитися скелет зведеної таблиці.
Якщо список полів зведеної таблиці (показаний праворуч, зверху) не відображається, вам потрібно буде його відкрити:
- Клацніть правою кнопкою миші на панелі інструментів (у будь -якому місці квадрата нижче):
- Виберіть Зведена таблиця.
- Натисніть Показати список полів
- Тепер поля мають бути відкритими, і ви можете перетягнути поле праворуч, щоб зафіксувати його на місці.
- Перетягніть такі поля в області: ПРИХОДНА ФІЛЬТРОВА ОБЛАСТЬ: Жодного
ПАРАМІЦЬ РОЗДІЛНИКА КОЛОНИ: Тип посади
ПОРЯДОК РОЗДІЛЮВАЧА: Назва посади
ОБЛАСТЬ БАЗОВИХ ДАНИХ: Фактичне FTE
- Щоб змінити базове поле на суму, клацніть правою кнопкою миші поле (обведене нижче):
Виберіть Налаштування поля…
Виберіть Сума.
Натисніть Номер…
Виберіть Номер та 2 знаки після коми потім натисніть OK.
Дані слід змінити на десяткові.
- Щоб змінити порядок стовпців Тип позиції: Клацніть правою кнопкою миші Випадковий> Порядок> Перемістити до кінця
Тепер у вас є завершена таблиця зі стовпцями в порядку Постійний, Тимчасовий, Випадковий.
 |  |
Наступний крок - перетягніть потрібні поля в області таблиці, щоб створити таблицю. Структура зведеної таблиці виглядає наступним чином:
Типове використання зон:
ПРИХОДНА ФІЛЬТРОВА ОБЛАСТЬ: Фільтр позицій, що регулярно фінансуються
ПАРАМІЦЬ РОЗДІЛНИКА КОЛОНИ: Тип посади, Тип роботи, Основа зайнятості, Класифікація
ПОРЯДОК РОЗДІЛЮВАЧА: Організаційні одиниці, розташування, посади
ОБЛАСТЬ БАЗОВИХ ДАНИХ: Штатна чисельність, FTE
Зведена таблиця має виглядати так:
Зауважте, що базові дані за замовчуванням встановлено на "Кількість фактичних FTE". Це означає, що кожна позиція зараховується як 1, що не відповідає значенню FTE. Якби базовим полем було Headcount, це було б правильно (оскільки всі значення були б 1), однак це значення FTE, і вони вимагають суми, а не підрахунку.
У цих двох підручниках (дві частини) ви дізнаєтесь кілька цікавих порад щодо зведених таблиць:
1) Щоб заповнити порожні значення нулями:Клацніть правою кнопкою миші поле базових даних (обведено нижче)
Виберіть Параметри таблиці… Введіть 0 у порожні клітинки, покажіть (обведено нижче)
Натисніть OK.
Тепер зведена таблиця повинна була замінити пробіли на нулі.
2) Щоб приховати стовпець "Загальна сума":
Клацніть правою кнопкою миші поле базових даних ("Сума фактичного FTE" показано вище)
Виберіть Параметри таблиці… Зніміть прапорець Загальна сума за рядки (обведено нижче)
Тепер слід видалити стовпець підсумків.
3) Щоб додати до зведеної таблиці прихований фільтр:Перетягніть поле, що містить фільтр, у область прихованих фільтрів даних (тобто - рівень одиниці організації 04)
Натисніть стрілку вниз, щоб вибрати фільтр одиниці організації. Виберіть необхідний фільтр (тобто - Спорт та відпочинок)
Зведена таблиця тепер показує лише ті позиції в орггрупі рівня 04, спорт та відпочинок.
4) Щоб показати лише вибрані назви посад:
Натисніть стрілку вниз, щоб вибрати Назва посади фільтр
Щоб полегшити вибір, перетягніть список назовні, щоб було видно більше позицій
Якщо у списку є багато значень, а вам потрібні лише деякі, почніть із зняття прапорця Покажи все (показано нижче), щоб скасувати вибір усіх значень
Виберіть позиції, які потрібно показати в таблиці. (тобто - спортсмени та менеджери)
Натисніть OK
Зведена таблиця тепер повинна містити лише спортсменів та менеджерів.
5) Щоб показати відсотки типу позиції для кожної позиції:
Клацніть правою кнопкою миші поле базових даних (в даному випадку «Сума фактичного FTE»)
Виберіть Налаштування поля…
Натисніть Параметри>>
Виберіть % рядка за Показувати дані як
Натисніть OK.
Примітка: У цьому списку також є варіанти для % колонки та % загальної кількості при цьому останній дуже корисний.
Зведена таблиця тепер показує відсотки, але можуть бути значення помилок для рядків, які не мають позицій (оскільки не можна ділити на нуль!).
6) Щоб видалити помилки зі зведеної таблиці:Клацніть правою кнопкою миші поле базових даних (в даному випадку «Сума фактичного FTE»)
Виберіть Параметри таблиці…
Введіть 0 в Для значень помилок покажіть коробка
Натисніть OK.
Тепер усі помилки слід замінити нулями.
